Administratie / boekhouding

U bent als ondernemer verplicht een degelijke administratie bij te houden. Een administratie is niet alleen noodzakelijk voor de bedrijfsvoering en het invullen van de belastingaangiftes maar dient tevens als bewijs tegenover de belastingdienst. De administratie bestaat zowel uit schriftelijk als elektronisch vastgelegde gegevens. Uw boekhouding bevat natuurlijk in ieder geval de bekende dagboeken welke in de verschillende boekhoudpakketten zijn terug te vinden:


De boekhouding moet natuurlijk gebaseerd zijn op juiste feiten. U bent daarom verplicht om het bewijsmateriaal te verzamelen, overzichtelijk te ordenen en doorlopend te nummeren. In de praktijk komt het er op neer dat u behoorlijk wat archiefkastruimte nodig heeft! Het alternatief is alle documenten in te scannen, dat is echter wel een tijdrovende bezigheid. Het gaat dan onder andere om de volgende gegevens:

Afhankelijk van de omstandigheden is het gezien de fiscale regelgeving verstandig zo niet noodzakelijk om tevens de volgende administraties bij te houden:

Alles bij elkaar een hele administratie! En dan bent u er nog steeds niet want u moet ook nog eens al die formulieren van de Belastingdienst en overige overheidsinstellingen invullen en retourneren. Daarnaast komt er bij een onderneming veel post binnen waarvoor u ook de tijd zal moeten nemen. In de praktijk moet de administratie op basis van routine plaatsvinden anders komt u niet meer aan ondernemen toe! Veel ondernemers laten daarom een groot gedeelte van de administratie over aan een administratiekantoor of accountant.

EERLIJK ZAKEN DOEN

Wees alert op zogenaamde spookfacturen (facturen voor goederen of diensten die niet zijn afgenomen), niet elke ondernemer is namelijk even eerlijk als uzelf! Zorg er in ieder geval voor dat ze niet de beschikking krijgen over uw handtekening zodat deze klakkeloos gekopieerd kan worden!


Enige opmerkingen over de administratie

Administratie op orde houden: Het is erg verstandig om de administratie met een vaste regelmaat op orde te houden. Zo bent u altijd op de hoogte van de stand van zaken en kunt u niets vergeten. Daarnaast kan een goed bijgehouden administratie u veel tijd en geld besparen. Veel startende ondernemers gaan kopje onder omdat hun administratie een puinhoop is!

Doorlopend nummeren: Om fraude te voorkomen bent u verplicht de boekstukken opeenvolgend te nummeren en te dateren. Zorg daarnaast voor goede verwijzingen in uw boekhouding zodat u (en uw accountant!) de bewijsstukken snel kunt vinden.

Actueel saldo kas en BTW: Uit de administratie moet in ieder geval op elk moment van de dag het kassaldo en het saldo te betalen BTW te achterhalen zijn. Het moge duidelijk zijn dat u heel wat uit te leggen heeft bij een negatief kassaldo.

Boekhoudsoftware: Het is geen verplichting maar het maakt de boekhouding wel een stuk makkelijker en overzichtelijker: boekhoudsoftware. Op de pagina boekhoudsoftware vindt u een overzicht van de bekende boekhoudpakketten. Ze verschillen behoorlijk in prijs en kwaliteit, het is daarom verstandig goed te oriŽnteren en bij collega-ondernemers om ervaringen te vragen. Daarnaast is het verstandig als uw toekomstige boekhoudpakket aansluit op de mogelijkheden van uw accountant.

Salarisadministratie: Het kan verstandig zijn de salarisadministratie uit te besteden. De regelgeving verandert zo vaak dat het veelal efficiŽnter is om dit door een accountant/administratiekantoor te laten doen. Zeker als het personeelsbestand niet aan veel verandering onderhevig is, blijven de kosten relatief laag. Heeft u veel personeel in dienst dan wordt het wellicht voordelig de salarisadministratie in eigen beheer te doen. Een goedkoop online alternatief is Epayroll (www.epayroll.nl).

Bewaarplicht: De bewaarplicht voor de gehele administratie bedraagt 7 jaar, voor sommige documenten zijn uitzonderingen op deze regel.

Kleine ondernemersregeling BTW: Verwacht u geen BTW te hoeven betalen als gevolg van de kleine ondernemersregeling dan kunt u ontheffing krijgen voor het voeren van een BTW-administratie. Het bespaart u tijd, nadeel is alleen wel dat er bij een negatief saldo ook geen recht op BTW-teruggaaf is. In veel gevallen is deze regeling niet interessant, boekhouden moet u immers toch.

TIP: De administratie.startpagina.nl is een goed startpunt met betrekking tot het voeren van een administratie.

REPRORECHT

Afhankelijk van de situatie kunt u verplicht zijn een vergoeding te betalen voor het fotokopiŽren van auteursrechtelijk beschermd werk. Indien u een fotokopieerapparaat heeft staan (een apparaat met de mogelijkheid te kopiŽren van papier naar papier), bent u verplicht reprorecht te betalen. De kosten daarvan zijn minimaal 17,12 euro per jaar (tot 20 werknemers). De vergoeding over de jaren 2009 en 2010 worden uit oogpunt van administratieve lastenverlichting in een keer gefactureerd. Meer informatie over de Stichting Reprorecht kunt u vinden op www.reprorecht.nl.



Copyright © 2001-2017 - Het gebruik van de informatie op deze website is voor eigen risico