U bent als ondernemer verplicht een degelijke administratie bij te (laten) houden. Een administratie is niet alleen noodzakelijk voor de bedrijfsvoering en het invullen van de belastingaangiftes maar dient tevens als bewijs tegenover de belastingdienst. De administratie bestaat uit zowel schriftelijk als elektronisch vastgelegde gegevens. Uw boekhouding bestaat natuurlijk standaard uit de bekende dagboeken welke in de verschillende boekhoudpakketten zijn terug te vinden:
De boekhouding moet natuurlijk gebaseerd zijn op de juiste feiten. U bent daarom verplicht om het bewijsmateriaal te verzamelen, overzichtelijk te ordenen en doorlopend te nummeren. In de praktijk komt het er op neer dat u behoorlijk wat archiefkast ruimte nodig heeft! Het gaat dan onder andere om de volgende gegevens:
Afhankelijk van de omstandigheden is het voor de fiscale regelgeving verstandig/noodzakelijk om tevens de volgende administraties bij te houden:
Alles bij elkaar een hele administratie! U bent er dan alleen nog niet want u moet ook nog eens al die formulieren van de belastingdienst en overige overheidsinstellingen invullen en retourneren. Daarnaast komt er bij een onderneming veel post binnen waarvoor u ook de tijd voor zal moeten nemen. In de praktijk moet de administratie op basis van routine plaatsvinden anders komt u niet meer aan ondernemen toe! Veel ondernemers laten daarom een groot gedeelte van de administratie over aan een administratiekantoor of accountant.
Tijdens het administreren dient u alert te zijn voor de zogenaamde spookfacturen, factureren voor onbestelde goederen of diensten. Niet elke mede-ondernemer blijkt namelijk net zo eerlijk te zijn als uzelf! Zorg er in ieder geval voor dat ze niet de beschikking krijgen over uw handtekening!
Doorlopend nummeren: Om fraude te voorkomen bent u verplicht de boekstukken doorlopend en opeenvolgend te nummeren en te dateren. Zorg daarnaast voor goede verwijzingen in uw boekhouding zodat u (en uw accountant!) de bewijsstukken snel kunnen vinden.
Administratie op orde houden: Het is erg verstandig om met een vaste regelmaat de administratie op orde te houden. Zo bent u altijd op de hoogte van de stand van zaken en kunt u niets vergeten in uw nadeel. Daarnaast kan een goed bijgehouden administratie u veel tijd en geld besparen. Veel startende ondernemers gaan kopje onder omdat hun administratie een puinhoop is!
Actueel saldo kas en BTW: Uit de administratie moet in ieder geval op elk moment van de dag het kassaldo en het saldo te betalen BTW te achterhalen zijn. Het moge duidelijk zijn dat u heel wat uit te leggen heeft bij een negatief kassaldo.
Boekhoudsoftware: Het is geen verplichting maar het maakt de boekhouding wel een stuk makkelijker en overzichtelijker: boekhoudsoftware. Op de pagina boekhoudsoftware vindt u een overzicht van de bekende boekhoudpakketten. Ze verschillen behoorlijk in prijs en kwaliteit, het is daarom verstandig u goed te oriënteren en bij collega ondernemers na te vragen. Daarnaast is het erg verstandig als uw toekomstige boekhoudpakket aansluit op de mogelijkheden van uw accountant.
Salarisadministratie: Het kan verstandig zijn de salarisadministratie uit te besteden aan de accountant/administratiekantoor. De regelgeving verandert zo vaak dat het veelal efficiënter is om dit door een accountant/administratiekantoor te laten doen. Zeker als het personeelsbestand niet zo veel aan verandering onderhevig is kunnen de kosten laag blijven. Heeft u veel personeel in dienst dan wordt het voordelig om dit in eigen beheer te gaan doen. Een goedkoop online alternatief is Epayroll (www.epayroll.nl).
Bewaarplicht: De bewaarplicht voor de gehele administratie bedraagt 7 jaar, in sommige gevallen zijn er uitzonderingen op deze regel.
Kleine ondernemersregeling BTW: Verwacht u geen BTW te hoeven betalen als gevolg van de kleine ondernemersregeling dan kunt u ontheffing krijgen voor het voeren van een BTW administratie. Het bespaart u tijd maar u heeft ook geen recht meer op BTW teruggaaf bij een negatief saldo. In veel gevallen is deze regeling daarom niet interessant, boekhouden moet u immers toch.
Een goed startpunt voor website met betrekking tot het voeren van een administratie kunt u vinden op administratie.startpagina.nl
Elk bedrijf is verantwoordelijk voor de afvalverwerking van op de markt verpakkingsmateriaal en moet daar een opgaaf verpakkingsbelasting over doen (www.belastingdienst.nl/zakelijk/verpakkingenbelasting/). Consumenten zijn dus niet langer verantwoordelijk voor de afvalverwerking van verpakkingsmateriaal. U dient daartoe wel een verpakkingsadministratie bij te houden waaruit duidelijk blijkt wat en hoeveel verpakkingsmateriaal op de Nederlandse markt wordt gebracht.
Afhankelijk van uw situatie bent u verplicht een vergoeding te betalen voor het fotokopiëren van auteursrechtelijk beschermd werk. Indien u een fotokopieerapparaat heeft staan (een apparaat met de mogelijkheid te kopiëren van papier naar papier), bent u verplicht reprorecht te betalen. De kosten daarvan zijn minimaal 17,12 euro per jaar (tot 20 werknemers). De vergoeding over het jaar 2007 en 2008 worden uit oogpunt van administratieve lastenverlichting in een keer gefactureerd. Meer informatie over de Stichting Reprorecht kunt u vinden op www.reprorecht.nl.
In Zaken Gaan Home Stappenplan starten bedrijf Fiscale aspecten bedrijf Financiële aspecten bedrijf