Personeel

Indien aanwezig vormt de post personeel (en aanverwante kosten) veelal de grootste kostenpost op de resultatenrekening, zorgvuldige afwegingen zijn daarom van groot belang. Personeel is erg duur en maakt uw bedrijf met de extra hoge maandelijkse lasten erg inflexibel, zeker als de omzet of marge plotseling begint te dalen. Wilt u uw bedrijf echter laten groeien dan is voldoende gekwalificeerd personeel onontbeerlijk.

Personeel als investering

Zie personeel als een investering van uw onderneming. Het is van groot belang goed personeel aan te nemen en vooral te houden. Vooral het behouden van goed personeel is een moeilijke opgaaf, welke u alleen kunt realiseren door te zorgen voor een continu motiverende en financieel aantrekkelijk job (bedenk dat goed personeel ook wat extra geld mag kosten). Er ligt dus een belangrijke taak op de schouders van de ondernemer. Enkele boeken aanschaffen over personeelsmanagement is zeker geen onverstandige keuze!

Negatieve aspecten personeel

Naast de hoge loonkosten kleven er een groot aantal andere negatieve aspecten aan het in dienst hebben van personeel: administratieve verplichtingen, extra kopzorgen, motivatie, persoonlijke problemen, krappe arbeidsmarkt, extra werkplekken, extra computer, reiskostenvergoeding (auto van de zaak?), extra verzekeringen (aansprakelijkheid, ziektewet, arbeidsongeschiktheid, pensioenenvoorzieningen) en ga zo maar even door.

Kosten- en risicobeperking

Personeel is een structurele maandelijkse aanzienlijke kostenpost. Je kan er ongeveer op rekenen dat de werkelijke loonkosten op ongeveer 150% van het totaal aan bruto salarissen ligt. Een kleine procentuele besparing op de personeelskosten kan al een grote invloed hebben op de winstgevendheid van uw onderneming. Voor elke kostenpost kunt u zich afvragen of er geen goedkopere en/of flexibelere alternatieven zijn. U doet er verstandig aan om de administratieve aspecten relatief goedkoop uit te besteden aan een administratiekantoor/accountant. Zij kennen alle administratieve regels en de regelmatige wijzigingen daarin. Maak waar mogelijk gebruik van familie, kennissen, stagiaires, trainees, oproepkrachten, seizoenshulpen, vakantiewerkers, thuiswerkers, uitzendkrachten dan wel uitbesteding.

WERKELIJKE KOSTEN PERSONEEL

Naast het maandelijkse bruto loon van uw personeel heeft u te maken met bijkomende kosten voor vakantiegeld, 13e maand, ziekenfonds, scholing, pensioenfonds, etc. Daarnaast kunt u misschien profiteren van sommige subsidies. Neem contact op met de belastingdienst om de nodige informatiefolders te bestellen. Op de website www.loonwijzer.nl kunt u uitzoeken wat een gebruikelijk loon in uw branche is.

Vacature plaatsen

Heeft u een vacature te vervullen dan kunt u dat kenbaar kunnen maken in een regionaal- of vakblad voor een rendabele respons. Analyseer een groot aantal personeelsadvertenties voordat u zelf tot actie overgaat. Beschrijf op zorgvuldige wijze uw bedrijf, de openstaande functie en specificeer de functie-eisen voor de betreffende vacature. Door de juiste informatie te plaatsen voorkomt u dat u kostbare tijd moet besteden aan het beantwoorden van brieven en sollicitatiegesprekken. Wellicht ook handig bij de zoektocht naar personeel zijn de websites www.zoekbijbaan.nl, www.stageplaza.nl en www.stagemotor.nl.

Sollicitatiegesprek

Uit de respons kunt u eerst een aantal mensen selecteren voor een kennismakingsgesprek. Ga op uw gevoel af, de juiste personen kiezen is echt niet moeilijk. Voer meerdere gesprekken voordat u overgaat tot een aanstelling, een eerste impressie hoeft niet altijd de juiste te zijn! Daarnaast is belangrijk dat voor beide partijen duidelijk is wat de wensen en mogelijkheden zijn. Het zou immers jammer zijn dat u de beste eruit pikt maar dat de functie veel te licht is en zodoende weer vertrekt. U bent dan weer snel bij af. Durf ook te zeggen waarom iemand niet is aangenomen.

Loonheffingsnummer

Neemt u personeel in dienst dan bent u verplicht hier melding van te maken bij de belastingdienst. Over het salaris moet namelijk loonheffing worden afgedragen (loonbelasting, premies volksverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekering en premies werknemersverzekeringen). Voordat u dit kunt doen moet u zich aanmelden als werkgever met het meldingsformulier Loonheffingen Aanmelding Werkgever (dit meldingsformulier kunt u downloaden van de website van de belastingdienst: www.belastingdienst.nl). U krijgt vervolgens een loonheffingsnummer en een sectoraansluitingsnummer toegewezen, de belastingdienst regelt vervolgens uw aanvraag bij het UWV.

PERSONEELSADMINISTRATIE

Neemt u personeel in dienst dan moet u niet alleen een bekwaam ondernemer zijn maar tevens als personeelsmanager opereren. Het is daarom erg praktisch om een goed gedocumenteerde personeelsadministratie bij te houden! Het is overigens niet toegestaan om gevoelige personeelsgebonden informatie bij te houden (zoals aard van ziekte). U bent overigens verplicht om een kopie van de legitimatie van elk personeelslid (geen rijbewijs) in uw administratie op te nemen.

PERSONEEL VASTHOUDEN

Hoe houdt u personeel vast? Een hoog salaris en goede secundaire voorwaarden zijn een goed begin, medezeggenschap is een extra motivatie. Ook met winstdeling/mede-eigenaarschap wordt het veranderen van job een stuk moeilijker gemaakt.

PERSONEEL SELECTEREN UIT DOELGROEP

Het is erg verstandig personeel in dienst te nemen afkomstig uit de (gewenste) doelgroep van de onderneming. Dit heeft namelijk het voordeel dat het nieuwe personeelslid in zijn eigen kringen gratis reclame voor uw bedrijf gaat maken, zeker als ze via hem/haar ook nog eens tegen een bepaalde korting kunnen kopen. Onder het motto beter een klein beetje extra winst dan helemaal geen winst (en een hogere voorraadroulatie!), kan zodoende een gedeelte van de extra personeelskosten weer worden terugverdiend.

EXTERN UITBESTEDEN

Afhankelijk van uw situatie kan een aantal tijdrovende taken in meer of mindere maten extern worden uitbesteed (administratie, it, marketing, secretariaat,..). Dit werkt natuurlijk alleen als u de kosten in de hand kunt houden en ook gedekt kunnen worden uit de resterende winstmarge, anders komt u onherroepelijk in de problemen.

ADVISEER EEN JURIDISCH SPECIALIST ARBEIDSRECHT

Het is verstandig een arbeidscontract op te laten stellen door een specialist bij het in dienst nemen van personeel. Gaat u gebruik maken van flexibele krachten, dan is het erg verstandig om een specialist op het gebied van arbeidsrecht te raadplegen (denk aan de ingewikkelde flexwet!). Met een 0-uren contract denkt u maximale flexibiliteit te hebben, maar: ook aan een 0-uren contract zitten wel degelijk verplichtingen!

PERSONEEL ALS RISICOFACTOR

Besef dat het in dienst nemen van vast personeel een groot risico met zich meebrengt, Eenmaal vast in dienst kunnen werknemers zich ontpoppen tot een ware nachtmerrie! En dat terwijl uw onderneming grotendeels afhankelijk is van de inzet van een paar mensen. Een gemaakte keuze is praktisch niet meer terug te draaien met alle consequenties van dien!

UITZENDKRACHTEN

Met uitzendkrachten bent u in eerste instantie duurder uit maar bent u veel flexibeler, de uitzendkrachten zijn namelijk in dienst van het uitzendbureau. Op termijn kan dat goedkoper zijn met name als er tijdelijk minder personeel nodig is. Daarnaast bespaart u op een ingewikkelde loonadministratie. Ga daarvoor in zee met een betrouwbaar uitzendbureau (aangesloten bij de NBBU of ABU) met de nodige kennis van uw branche. Bevalt de uitzendkracht en verlopen de zaken voorspoedig dan kunt u veelal besluiten tot een vast dienstverband.

VERZEKEREN VOOR ZIEKTEKOSTEN

Zeker voor kleine ondernemers is het erg verstandig de ziektewet (de eerste 52 weken) en de arbeidsongeschiktheid van uw werknemers te verzekeren. Mocht er een personeelslid ernstig ziek worden, dan hoeft uw onderneming daar niet financieel onder te lijden of zelfs failliet te gaan.

ARBOWET

De wet op de arbeidsomstandigheden (ARBO) zijn in het belang van de veiligheid en welzijn van de werknemers streng, ook voor simpele kantoorwerkzaamheden. Vraag de regionale bedrijfsgezondheidsdienst voor adviezen, u wordt namelijk gegarandeerd een keer gecontroleerd door een inspecteur.

ADMINISTRATIEKANTOOR

Laat de loonadministratie doen door uw administratiekantoor, het loont veelal niet om u daarin te verdiepen! Met de informatie hoeveel uw personeel kost weet u meer dan genoeg. Het administratiekantoor kan de hele papierwinkel voor u uit handen nemen zodat u zich kunt concentreren op belangrijkere zaken!

WAO PERIKELEN

U doet er verstandig aan een zieke werknemer weer aan het werk te krijgen, al is het maar op halve snelheid. U bent overigens verplicht een zieke werknemer weer aan de slag te helpen, om zodoende de instroom in de WAO te beperken. Kunt u niet aantonen dat u hier voldoende aan gedaan heeft dan kunt u sancties verwachten.

ONTSLAG

Er kunnen tal van oorzaken zijn waarom een personeelslid niet meer voldoet in zijn functie. Het kan ook zijn dat de functie overbodig is geworden. Het ontslaan van een personeelslid kan dan noodzakelijk zijn voor het voortbestaan van de onderneming. U doet er verstandig aan om bij ontslag altijd een juridisch adviseur te raadplegen.

BEDRIJFSSPAARREGELINGEN

Probeer fiscaal vriendelijk gebruik te maken van bedrijfsspaarregelingen, zo kunt u geld tijdelijk in de onderneming houden. Deze procedure kan de financieringskosten verlagen en is daarnaast een extra voordeeltje voor het personeel. Informeer bij uw accountant voor de details.